Chuyển hoàn là gì? Những lưu ý khi chuyển hoàn

Khi sử dụng dịch vụ chuyển phát, một vấn đề khiến các shop online vô cùng quan ngại đó chính là tình trạng chuyển hoàn. Đây là điều cả shop và đơn vị vận chuyển đều không mong muốn bởi nó tác động rất nhiều đến chi phí và chất lượng hàng hóa. Để hạn chế tình trạng này, shop cần tìm hiểu kỹ chuyển hoàn là gì, nguyên nhân và cách khắc phục. Bài viết này sẽ giúp shop làm rõ vấn đề chuyển hoàn là gì cũng như các biện pháp để giảm tối thiểu tình trạng này.

Chuyển hoàn là gì? Những lưu ý khi chuyển hoàn

Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn còn gọi là trả hàng, đây là quá trình hoàn lại hàng hóa từ người nhận (người mua) trả về cho người gửi (chủ shop). Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do như người nhận từ chối nhận hàng, địa chỉ giao hàng không chính xác, không có ai nhận hàng tại địa chỉ đã cung cấp. Khi đó, các đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ và trả lại đơn hàng bị chuyển hoàn về đúng địa chỉ của người tạo vận đơn giao dịch trước đó.

Tại sao đơn hàng bị chuyển hoàn?

Câu chuyện “chuyển hoàn” có thể đến từ nhiều nguyên nhân, hoàn trả hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu mà còn gây nguy cơ hư hỏng hàng hóa. Sau đây là một số lý do đơn hàng bị chuyển hoàn phổ biến:

Người mua không nghe máy nhiều lần hoặc từ chối nhận hàng

Đây được xem là nguyên nhân phổ biến khiến các đơn hàng bị hoàn trả. Dù bưu tá vận chuyển đã giao đến đúng địa chỉ nhưng một số trường hợp không thể liên lạc với người nhận nhiều lần. Khi đó, đơn hàng sẽ được lưu kho và thực hiện chuyển hoàn về cho người bán.

Bên cạnh tình trạng khách không nghe máy, một số nguyên nhân khác khiến người nhận từ chối nhận hàng như:

• Sản phẩm thực tế không giống với trên ảnh, không khớp với các thông tin người mua đã đặt hàng.

• Thời gian giao hàng quá lâu.

• Người mua không còn nhu cầu muốn sử dụng sản phẩm nữa.

• Khách hàng không đủ khả năng thanh toán (trong trường hợp COD – thanh toán khi nhận hàng).

Người mua hẹn giao hàng nhiều lần

Người mua không có mặt tại địa chỉ đặt hàng trong nhiều ngày, hẹn giao từ 3-4 lần vẫn không giao thành công dẫn đến việc quá thời hạn giữ hàng. Khi đó đơn hàng sẽ được hoàn trả lại người bán, nhằm đảm bảo an toàn, hạn chế hư hại hoặc mất mát hàng hóa.

Thông tin giao hàng không chính xác

Một trong những nguyên nhân chính khiến đơn hàng bị chuyển hoàn là do thông tin giao hàng không chính xác hoặc không đầy đủ. Khi thông tin không rõ ràng, đơn vị vận chuyển không thể xác định chính xác địa chỉ giao hàng, dẫn đến việc đơn hàng bị trả lại.

Đơn hàng giữ lại do yêu cầu của người gửi

Trong một số trường hợp, người gửi yêu cầu giữ lại hoặc hủy đơn hàng vì lý do nội bộ, chẳng hạn như phát hiện sai sót trong đơn hàng, khách hàng yêu cầu hủy đơn, hư hỏng khi vận chuyển hoặc có vấn đề trong khâu xử lý đơn hàng.

Phí chuyển hoàn là gì? Ai sẽ chi trả phí chuyển hoàn?

Phí chuyển hoàn là khoản chi phí phát sinh khi hàng không đến được tay người nhận và phải quay về. Hiểu rõ về phí chuyển hoàn và quy định người chịu trách nhiệm chi trả sẽ giúp các bên liên quan quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Phí chuyển hoàn bao gồm những gì?

Phí chuyển hoàn là khoản phí mà người gửi hàng phải trả cho đơn vị vận chuyển khi có đơn hàng trả lại vì giao không thành công đến người nhận. Bao gồm các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng, phí lưu kho, hoàn hàng từ địa chỉ của người nhận về lại địa chỉ người gửi.

Yếu tố ảnh hưởng đến phí chuyển hoàn:

• Khoảng cách vận chuyển: Đơn hàng chuyển hoàn có khoảng cách càng xa thì phí càng cao.

• Khối lượng và kích thước hàng hóa: Hàng hóa có khối lượng lớn và kích thước cồng kềnh thường có phí chuyển hoàn cao hơn so với hàng hóa nhỏ và nhẹ.

• Chính sách của đơn vị vận chuyển: Mỗi đơn vị sẽ có cách tính phí chuyển hoàn khác nhau. Trong một số trường hợp nhất định, có thể có chính sách ưu đãi hoặc miễn phí chuyển hoàn.

• Lý do chuyển hoàn: Một số đơn vị vận chuyển sẽ điều chỉnh mức phí chuyển hoàn tùy theo lý do chuyển hoàn, chẳng hạn như miễn phí nếu lỗi phát sinh từ phía đơn vị vận chuyển.

Ai chịu trách nhiệm trả phí chuyển hoàn?

Việc ai chịu trách nhiệm chi trả phí chuyển hoàn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người bán, người mua và đơn vị vận chuyển cùng với lý do dẫn đến việc chuyển hoàn.

Vấn đề hoàn hàng luôn là mối lo ngại của các chủ shop kinh doanh online và doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến uy tín và chi phí kinh doanh.

Khi nào người gửi nhận được đơn hoàn hàng?

Bên cạnh vấn đề ai là người chịu phí chuyển hoàn, người gửi còn quan tâm đến thời gian nhận lại hàng và các bước cần thiết để xử lý đơn hàng hoàn trả. Sau đây là những thông tin chi tiết giúp bạn hiểu rõ về cách hoàn hàng:

Quy trình hoàn hàng của đơn vị vận chuyển

Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có quy trình hoàn hàng khác nhau, thông thường, quá trình này sẽ bao gồm các bước như sau:

• Xác nhận tình trạng chuyển hoàn: Khi đơn hàng giao không thành công, đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ với người gửi để thông báo tình trạng chuyển hoàn, lý do cụ thể.

• Lưu kho tạm thời: Đơn hàng sẽ lưu kho tạm thời có thể dao động từ vài ngày đến một tuần.

• Gửi hàng về địa chỉ người gửi: Sau khi hoàn tất các thủ tục và xác nhận chuyển hoàn, đơn vị vận chuyển sẽ gửi lại hàng cho người gửi.

Thời gian người gửi nhận lại đơn hoàn hàng

Thời gian để người gửi nhận lại hàng chuyển hoàn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm khoảng cách địa lý và tình trạng hàng hóa. Thông thường, người bán sẽ nhận được hàng hoàn từ 3-5 ngày đối với đơn nội tỉnh. Những đơn thuộc các tuyến khác có thể nhận từ 3-10 ngày.

Bí quyết giúp hạn chế tình trạng chuyển hoàn

Để hạn chế tình trạng chuyển hoàn đơn hàng, người bán không nên bỏ lỡ các lưu ý sau đây:

Cung cấp thông tin chính xác và xác nhận đơn hàng

Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt trong việc giữ chân khách hàng. Tư vấn thông tin sản phẩm phải chính xác và đầy đủ, giúp khách hàng hiểu rõ trước khi quyết định mua.

Đồng thời, người bán nên chủ động liên hệ lại với khách hàng xác nhận các thông tin giao hàng như địa chỉ, số điện thoại, họ tên, giá cả, màu sắc của mặt hàng. Đừng quên kiểm tra, đóng gói đúng sản phẩm khách hàng đã đặt để đảm bảo hàng nhận về đúng như quảng cáo.

Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Giao hàng đúng giờ là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến tâm lý chốt đơn của người mua. Khách không thích chờ đợi quá lâu, và việc giao hàng trễ có thể khiến họ thay đổi ý định mua hàng.

Việc giao hàng nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị giao hàng. Vì thế, bạn nên tìm hiểu thật kỹ về đơn vị vận chuyển, cam kết giao hàng toàn trình nhanh nhất có thể.

Ngoài ra, để gửi hàng hoặc biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của Bưu chính Văn Minh đang cung cấp, quý khách có thể liên hệ theo hotline 1900 6762 hoặc truy cập fanpage Bưu chính Văn Minh hoặc website vanminh76.vn, đội ngũ tư vấn viên của Bưu chính Văn Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ.